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Cotisations en ligne par Orange Money, MTN MoMo ou carte bancaire

Dernière mise à jour : 8 octobre 2026

La cotisation est souvent la première raison d’informatiser une organisation : savoir qui est à jour, sans recompter un cahier. Tindoka tient les cotisations par exercice, encaisse par Orange Money, MTN Mobile Money ou carte bancaire, numérote les reçus, relance les retardataires et tient la trésorerie qui va avec.

Des exercices, des catégories, une clôture

L’organisation définit ses catégories (en exercice, nouvel inscrit, à l’étranger, exonéré…) et le montant de chacune. Les cotisations se tiennent par exercice ; à la clôture annuelle, ce qui était dû et ce qui a été versé est figé membre par membre. Chacun voit sa propre situation, et le trésorier voit celle de tous.

Payer par Orange Money ou MTN MoMo

Quand l’organisation a ouvert ses comptes marchands, le membre touche « payer » sur sa page de cotisation : il est envoyé chez l’opérateur, paie sur son téléphone, et le versement s’inscrit seul, avec la référence de la transaction. Tindoka ne voit jamais le numéro de porte-monnaie ni le code du membre. Un paiement ne s’enregistre qu’une fois, même si la notification arrive deux fois, et l’application redemande l’état à l’opérateur avant de le considérer comme payé.

Les démarches auprès d’Orange et de MTN se font par l’organisation ; l’écran d’administration dit quels documents fournir, où coller les clés reçues (qui sont ensuite chiffrées et jamais réaffichées), et propose un essai qui ne débite personne avant toute activation. Tant que les comptes ne sont pas branchés, les membres déclarent leurs versements et le trésorier les constate.

Payer par carte bancaire

Un confrère installé à Paris ou à Dakar paie plus volontiers par carte. Si la banque de l’organisation propose le paiement en ligne, le membre choisit « Payer par carte bancaire », saisit sa carte Visa ou Mastercard sur la page sécurisée de la banque, et revient avec son reçu. Le numéro de la carte ne passe jamais par Tindoka. La somme et la référence sont signées : une réponse modifiée en route ne règle rien.

Une référence de paiement pour chacun

Chaque membre a sa référence, du type COT-7K2M4P, affichée sur sa page de cotisation. Il la recopie dans le motif de son transfert ou de son virement. Le trésorier importe ensuite le relevé de la banque ou de l’opérateur : chaque ligne qui porte une référence retrouve son membre, même quand le nom manque ou est mal écrit.

Reçus, relances et promesses

Chaque versement donne un reçu numéroté, imprimable, vérifiable. Les retardataires sont relancés par des messages préparés et suivis un à un. Un membre peut annoncer une date (« je verse le 12 »), et l’application la lui rappelle ; il peut aussi choisir un échéancier, en plusieurs fois, à partir de la date de son choix. Le quitus atteste qu’il est à jour pour un exercice, et se vérifie comme une attestation.

La trésorerie et la dépense

Au-delà des cotisations, la trésorerie tient les encaissements par nature (cotisations, dons, subventions, activités) et les dépenses par poste. Le circuit de la dépense suit chaque sortie d’argent : budget, engagement, liquidation, paiement. La caisse de solidarité garde son solde, ses décisions et la trace de chaque franc. Les frais d’inscription aux congrès se paient en ligne ou au guichet.

Chaque membre peut ouvrir « Où va ma cotisation » : le budget voté pour l’année, ligne par ligne, ce qui en est déjà dépensé, et une estimation de sa propre part. On y lit des postes et des montants, jamais un fournisseur.

Reprendre les versements passés

Une organisation qui arrive avec plusieurs années de cotisations dans un tableur les fait entrer par l’import : les versements passés s’associent aux fiches, sans doublon, et la situation de chacun est juste dès le premier jour. Voir la migration depuis Excel.

Pour quels métiers

Les cotisations servent tous les modèles : ordres de santé, Barreau, autres ordres, promotions, ONG, associations, syndicats, mutuelles et coopératives. L’abonnement de Tindoka se règle lui aussi en francs guinéens : voir les tarifs.

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